Forma correcta de redactar y enviar un e-mail.

Forma correcta de redactar y enviar un e-mail.

Ya con anterioridad, he tocado el tema en repetidas ocasiones, pero nunca está demás refrescar los conocimientos y más aun sobre actividades que suelen ser comunes y repetitivas llegando al punto que se da por sentado la forma de hacerlo.

No conozco a una persona que no escuchara o dijera alguna vez el viejo dicho que dice, "LA PRACTICA HACE LA PERFECCION" el cual en muchos sentidos es muy cierto pero por otra parte no siempre es así ya que una persona puede realizar una actividad o acción cientos o miles de veces, que si lo está haciendo mal, lo que hace es reforzar el error.

Muchos usuarios a diario envían gran cantidad de correos, pero la mayoría no se preocupa por observar las normas mínimas de comunicación o redacción. Por otro lado la dichosa manía de reenviar cuanto correo llega a los buzones utilizando el icono de reenviar, que si bien es una opción muy cómoda, también deja mucho que decir de la persona que lo hace ya que en muchas ocasiones, el e-mail ha sido reenviado tantas veces que se pierde el contenido dentro de la cantidad de direcciones de los destinatarios. Seguro les ha pasado no!...

Cuando abrimos nuestros buzones de correo electrónico solemos encontrarnos con todo tipo de mensajes, unos mejor redactados y con contenidos interesantes y otros que parecen haber sido enviados por niños de primaria. Para conseguir comunicarse correctamente por e-mail tome buena nota de las sencillas normas descritas a continuación:

Cientos de millones de personas en todo el mundo nos hemos adaptado al uso del correo electrónico como principal medio de comunicación, tanto en nuestro trabajo diario como para uso personal. Es sin duda un elemento sin el que ya no podemos pasar. Tan elevado número de usuarios genera un gran volumen de tráfico a través de las redes de nuestro planeta, con todo lo que ello supone.

Muchos días, cuando abrimos nuestro buzón nos encontramos con multitud de mensajes, cada uno de muy diferente índole, desde mensajes personales de amigos, mensajes que atañen a nuestra labor profesional hasta algún que otro SPAM. Todos estos e-mail están escritos con muy diferentes estilos y provienen de diferentes personas, algunos vienen escritos en su totalidad en letras mayúsculas, otros son un arco iris que mezclan letras de distinto tipo, tamaño y color, pero mis favoritos son los que muestran asuntos tan escuetos como: Hola, suerte, BUENOS DÍAS, o incluyen documentos adjuntos de varios megas, que directamente decido no descargar del servidor de correo.

A lo largo de este artículo explicare cómo usar el correo de manera efectiva, ya sea para elaborar mensajes personales o los que nos exige mandar nuestro trabajo. No existe la piedra filosofal que nos permita estar totalmente seguros de que nuestros correos electrónicos agraden a sus destinatarios, lo que sí es seguro es que atendiendo a unas sencillas reglas a la hora tanto de redactar como de responder, nuestros correos comunicarán más y serán asimilados en mayor medida.

El artículo está dividido en dos grandes bloques: las consideraciones a tener en cuenta cuando estamos elaborando el e-mail los consejos cuando estamos respondiendo o reenviando un mensaje a uno o varios destinatarios. No obstante, algunos pasos como el envío de documentos adjuntos o el formato del texto tienen cabida en ambos apartados.

Los destinatarios

No incluya muchos destinatario en el campo Para:. o To:, ya que el resto de destinatarios podrán ver las direcciones de correo del resto de personas a las que envía este mensaje. En principio esto no deja de ser un problema de estética, pero también está proporcionado información a personas que no deberían conocer dichas direcciones, pues seguramente entre ellas no se conocen de nada.

El campo CC: (o con copia) es muy útil si queremos hacer saber a una persona que el correo que le hemos enviado va a tener seguimiento por parte de otras personas.

Si vamos a enviar un mensaje a varias personas pero queremos que la única dirección que vea cada destinatario sea la suya propia, introduzca las direcciones en el campo CCO: o Bcc: (con copia oculta o blind copy). Con esto enviará un mismo correo a varias personas ocultando todas las direcciones que haya en ese campo.

Asigne un asunto que no deje lugar a dudas

El subject o asunto del e-mail es el alma del mensaje, de él depende que nuestro correo sea leído o que acabe en la papelera sin que su destinatario llegue siquiera a abrirlo.

Para que esto no suceda, el asunto de nuestros correos debe ser escueto -no más de una línea- y ha de mostrar de manera precisa lo que pretende comunicar, por ejemplo: La cita del viernes estuvo bien, Ayer me escribió Noé Soriano o Forma correcta de enviar un e-mail. Si hacemos esto ayudaremos a nuestro destinatario a revisar su correo rápidamente y nuestro mensaje no pasará desapercibido.

Nunca ponga nada del tipo: hola, oferta, juego, documento importante o similar. Estos asuntos no generan interés en el destinatario, ya que este tipo de subject suele llegar casi a diario.

El cuerpo del mensaje

Para facilitar la lectura del e-mail es conveniente redactar con párrafos de no más de cuatro líneas y que el total del cuerpo no supere el tamaño de una pantalla (a una resolución de 800 x 600).

El cuerpo del mensaje ha de comunicar la mayor información posible en el menor numero de líneas, a no ser que se trate de un e-mail donde hacer esto no tenga sentido. Aun así, procure sintetizar en la medida de lo posible.

La ortografía también denota el interés con el que hemos redactado el mensaje. Si nuestro gestor de correo lo permite, pase el corrector ortográfico al mensaje antes de enviarlo (Control+6 si usamos Eudora o F7 con Outlook). Otra opción es escribir en un editor de textos externo, pasar el corrector ortográfico y luego copiar el texto corregido a nuestro correo.

Evite enviar correos escritos en letras mayúsculas, dependiendo del destinatario puede no resultar de muy buen gusto, ya que generalmente se considera como "chillar" o "levantar la voz".

Tampoco conviene formatear el texto con muchos colores, incorporar letras en diferentes tamaños, así como mezclar muchas tipografías. En algunos casos recurrir a esto hace al e-mail más atractivo, pero no se debe abusar.

Si el texto incluye URL, conviene que incluya el comienzo http://, para asegurarnos que se podrá abrir directamente pulsando sobre el mismo, ya que algunos gestores de correo no reconocen la URL si no se incorpora este comienzo.

Archivos adjuntos

Los adjuntos son uno de los aspectos que más debemos cuidar cuando enviamos correos electrónicos. Lo ideal es no enviarlos nunca, pero cuando sea necesario, intente reducir su peso al máximo. Para ello, por ejemplo, los puede comprimir.

De todas formas, este aspecto ha de tenerse muy encuentra cuando se envían mensajes a cuentas de correo limitadas, ya que si enviamos un adjunto de mucho peso y con él se supera el número de MB asignados para esa cuenta, el servidor devolverá el mensaje sin mayores contemplaciones.

Nunca se ha de enviar un archivo sin mencionar en el cuerpo del mensaje que contiene ese archivo adjunto.

Responder lo antes posible

Sea consciente de que estamos ante un medio de comunicación muy inmediato.

La persona que nos envió el mensaje puede estar esperando dicha respuesta para actuar en consecuencia. Por tanto, lo ideal sería leer y responder de manera inmediata, si disponemos de tiempo. Si no podemos responder de inmediato, no debemos de esperar más de 24 horas.

Si nuestro interlocutor reside en otro lugar del planeta con el que llevamos un gran desfase horario, dicha diferencia horaria, unida a una lenta respuesta por nuestra parte, podría hacer que nuestro e-mail ya esté obsoleto cuando sea leído por su destinatario.

Reenviar y responder remarcando lo más significativo

Cuando estamos respondiendo a e-mails que acumulan varios mensajes en su interior -mensajes que tienen varias respuestas en ambos sentidos-, o bien estamos enviado el mensaje a terceras personas que no están al tanto de la conversación, es conveniente informar al resto de interlocutores sobre qué estamos hablando. Para ello copie los pedazos de los mensajes anteriores a los que se hace alusión para sumergir a los nuevos integrantes en la conversación.

Si el mensaje a responder es muy largo, la técnica de incluir pedazos del mensaje original y a continuación incluir nuestras respuestas es la más aconsejable en cualquier caso.

Además, es casi obligación cuando el número de respuestas que ha sufrido el e-mail -en ambas direcciones- ha creado un mensaje de varias páginas de longitud, y para remarcar temas que a pesar del ir y venir de los correos aún no han obtenido respuesta/solución.

Los molestos HOAX

A diario me llegan cantidad de correos que si bien son enviados con la mejor de las intenciones en la mayoría de los casos, no es menos cierto que solo sirven para hacerle perder tiempo a uno y llenar de basura la bandeja de entrada.

La mayoría de los usuarios tienen la mala costumbre de reenviar cuanto correo les llega sin verificar su veracidad, correos con títulos como "ALERTA DE VIRUS, NO DESCARGAR", "Si tienes corazón reenvíalo" o "AYUDA PARA UNA NIÑA O NIÑO EXTRAVIADO", son los más comunes y en la mayoría de los casos son falsos.

Se que muchos tienen buenos sentimientos, muchos otros, solo la mala costumbre de reenviar los correos, pero con solo indagar un poco podrán darse cuenta si es verdad o no y si vale la pena reenviarlo. Para ello solo deben de utilizar cualquier buscador como Google, Bing o Yahoo entre otros e introducir parte del texto o el asunto del correo y aparecerá de inmediato si es un HOAX o no.

Recuerden que el correo es como el teléfono, estoy seguro que a ninguno de ustedes les gustaría que los llamaran a cada rato para decirles cualquier cosa sin importancia, primero por la pérdida de tiempo y segundo porque ocupan su línea telefónica, igual pasa con el correo electrónico.

Conclusión

Mi objetivo no es parecer impertinente, odioso, presuntuoso o fastidioso, es simplemente informar sobre el correcto uso de algo que muchos utilizan a diario y que la mayoría da por sentado que hacen bien o en el peor de los casos, no les importa para nada como lo hacen. Espero haber sido claro en todos los puntos y haber cubierto todos los aspectos generales en la redacción de un e-mail y que ahora tengan una visión mucho más clara de cómo debe de redactarse y enviarse un e-mail.